PDCA: como fazer uma gestão de projetos de qualidade?

Você já teve dificuldades com a gestão de projetos na sua empresa? Se sim, talvez isso tenha acontecido porque você não conhecia a metodologia PDCA!

Essa ferramenta foi criada justamente para que uma gestão de projetos de qualidade pudesse ser feita, baseando-se em 4 etapas: Plan, Do, Check, Act (Planejar, Fazer, Checar, Agir).

Continue lendo esse artigo para saber como nunca mais ter problemas com a gestão de projetos usando o PDCA!

 


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O que é PDCA?

O Ciclo PDCA é um método utilizado para garantir o controle total de qualidade dos processos e projetos de uma empresa. Tal método é aplicado para fazer planejamentos, prever falhas, solucionar essas falhas com a maior antecedência possível e conferir se os resultados estão sendo ou serão conforme o planejado.

A grande vantagem desse ciclo é que, além de ser um ótimo gerenciador de projetos, ele é aplicável as mais variadas áreas e empresas, e pode trazer uma melhoria contínua e para qualquer empreendimento.

Apesar de ter sido criado na década de 20, o Ciclo PDCA só se tornou conhecido mundialmente por volta de 1950, quando William Edward Deming espalhou o conceito pelo mundo. Por isso, inclusive, você pode já ter ouvido falar da metodologia como “Ciclo de Deming”.

Como mencionei anteriormente, o PDCA é baseado em um processo de quatro etapas: Plan, Do, Check e Act. É sobre elas que vou falar a seguir.

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Como funciona o ciclo?

A melhoria contínua que o Ciclo de Deming traz, é formada por basicamente quatro etapas ou quatro ações. Cada uma das etapas tem objetivos específicos, mas o objetivo do ciclo completo é planejar e executar projetos eliminando a maior quantidade possível de chances de erro.

Ou seja, ao aplicar a metodologia, é possível saber como certo problema surge e como ele pode ser solucionado. Assim, em vez de focar em resolver a consequência, é possível agir diretamente na causa do problema.

Além de prever os erros, é possível também prever possíveis melhorias que podem ser feitas para que o resultado seja atingido com eficiência. Mas vamos às etapas:

Plan (Planejar)

Como qualquer planejamento, nessa etapa do PDCA, você deverá estabelecer quais são as metas e os objetivos de estar aplicando o Ciclo. Você deve se perguntar o que quer resolver ou onde quer chegar com esse planejamento.

Depois de saber quais são os objetivos, é hora de entender quais serão os indicadores e KPIs utilizados para medir o grau de eficiência dos resultados. É importante lembrar que para cada objetivo existirão indicadores diferentes. Cabe a quem está montando o planejamento identificar quais serão os pontos a serem analisados e avaliados.

Com essas duas informações em mãos, é preciso definir qual será a metodologia utilizada para tornar o projeto executável e chegar até a solução. Para isso uma boa ferramenta que pode ser utilizada é o 5W2H.

Por fim, ainda na fase do planejamento, monte o plano de ação para então partir para o próxima etapa do PDCA.

Do (Fazer)

Agora que você já identificou os objetivos, metas, indicadores, já fez o planejamento e construiu um plano de ação, quer dizer que você está na segunda etapa do PDCA, e é preciso começar a fazer!

Ou seja, é aqui que você deve começar a colocar em prática o seu plano de ação, sempre observando os detalhes para que nada fuja do planejado. Assim você evita problemas com erros futuramente.

Caso você tenha feito todo o planejamento nos mínimos detalhes, mas justo na etapa de fazer algo impossibilitou que o plano de ação fosse colocado em prática, infelizmente será preciso voltar para a etapa anterior e refazer o planejamento.

Pode ser que uma simples alteração baste, mas também pode ser que você tenha que refazer tudo do zero. É por isso que a fase de planejar é tão crucial e demanda tanta atenção.

Mas caso tudo esteja perfeito, é só capacitar a equipe envolvida e colocar a mão na massa para começar a viabilizar e executar o projeto.

Check (Checar)

Embora essa seja a terceira etapa do PDCA, isso não significa que ela deve ser feita apenas quando a segunda for terminada. Pelo contrário, ela deve começar no mesmo momento em que o plano de ação começa a ser executado.

Então, lembre-se de acompanhar de perto todos os passos que forem dados. Desde a performance da equipe, passando pela metodologia de trabalho aplicada, até a conferência dos resultados.

Checar e analisar tudo que está acontecendo de maneira analítica é fundamental para que possíveis gaps ou erros sejam identificados o quanto antes. Afinal, quanto mais cedo for possível agir, menores serão as consequências desses erros.

Além de evitar que erros continuem sendo feitos, também é possível identificar melhorias e checar se os resultados estão de acordo com o esperado até então.

Act (Agir)

Já planejou, fez e depois checou? Deu certo? Atingiu os objetivos? Se a resposta for sim, ótimo! Isso quer dizer que você pode adotar o plano aplicado como padrão, ou se for o caso de um projeto único, quer dizer que tudo ocorreu conforme planejado.

Mas se a resposto foi não, volte até os passos do PDCA que tiveram falha e aja para eliminá-las. Ou seja, reinicie o ciclo e faça todos os ajustes que forem necessários para que tudo saia perfeito.

Quando o ciclo PDCA termina?

Como o próprio nome já diz, o PDCA se trata de um ciclo. Ou seja, existe uma recorrência nos atos de cada etapa. Então a cada ciclo de PDCA que termina, dá-se início a outro.

Isso acontece para que haja sempre uma melhoria contínua. Por exemplo, quando você chegar na etapa de agir, vai identificar erros, ou talvez identifique apenas melhorias que podem ser feitas (afinal, tudo pode ser melhorado sempre), então para aplicar essas melhorias, você deverá voltar a fazer um novo planejamento e assim por diante.

A tendência a cada ciclo, é que o projeto e as novas metas se tornem cada vez mais complexos. Por isso a equipe que irá trabalhar com esse projeto esteja sempre treinada e capacitada.

Quando usar o PDCA?

Como já deu para perceber, o ciclo de PDCA é muito simples e fácil de ser aplicado. Portanto essa ferramenta é muito bem vinda na execução de qualquer projeto. Seja ele um projeto simples ou complexo.

Então sempre que você precisar de um “guia” para colocar em prática algum projeto ou processo o PDCA poderá ser usado. Afinal, uma gestão de qualidade é o segredo para obter bons resultados.

Além de conseguir alcançar as metas, provavelmente todo o processo será muito mais ágil e eficiente, e por consequência, a produtividade da equipe também vai ser alavancada.

Enfim, mais do que um planejador de projetos, o PDCA pode até reduzir os custos da sua empresa e melhorar a estruturação de processos.